FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Umowa o pracę jest regulowana przez Kodeks pracy, który ustala jednolite uprawnienia i obowiązki dla wszystkich pracowników i pracodawców. B2B to kontrakt między dwoma przedsiębiorcami, których prawa i obowiązki reguluje umowa oraz liczne ustawy (np. kodeks cywilny, o prawach autorskich i prawach pokrewnych, o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Wybór formy powinien być dokonany przez pryzmat indywidualnej sytuacji życiowej, planów rodzicielskich i dokładnych obliczeń w zakresie podatków. Poniżej krótkie porównanie najważniejszych elementów, ale niuansów jest ich o wiele więcej.

Umowa o pracę to:

• osobiste wykonywanie pracy,

• określony czas i miejsce pracy,

• działanie pod kierownictwem,

• obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy,

• gwarantowany urlop (20/26 dni),

• wszystkie składki i podatki obliczane i odprowadzane przez pracodawcę,

• ustawowe okresy wypowiedzenia umowy,

• odpowiedzialność finansowa - co do zasady maksymalnie trzykrotność wynagrodzenia,

• opodatkowanie na zasadach ogólnych (12% i 32%)

Umowa B2B to:

• możliwość korzystania z podwykonawców na warunkach ustalonych w umowie,

• bardziej elastyczny czas i miejsce pracy,

• brak podporządkowania służbowego,

• miejsce i stanowisko pracy urządzone we własnym zakresie,

• urlop określony warunkami umownymi,

• wszystkie składki i podatki obliczane i opłacane samodzielnie,

• okresy i warunki wypowiedzenia umowy na warunkach ustalonych w umowie,

• odpowiedzialność finansowa do pełnej wysokości szkody oraz kary umowne,

• możliwość wyboru dogodnej formy opodatkowania (skala podatkowa, ryczałt, podatek liniowy) oraz możliwość skorzystania z ulgi IP Box,

• wyższe wynagrodzenie netto.

Nie masz pewności, która opcja będzie dla Ciebie najlepsza? Umów się na konsultację, pomogę Ci podjąć świadomą decyzję

Najkrótsza odpowiedź - tak, jak uzgodnisz z drugą stroną umowy. Nie ma żadnych przepisów, które to regulują. A zatem to, jak będzie wyglądała możliwość brania dni wolnych, zależy wyłącznie od Waszych ustaleń. Najczęściej spotykane przeze mnie rozwiązania to:

• ustalenie rocznej puli dni wolnych (np. 24 dni),

• brak limitu dni wolnych, a przerwa w wykonywaniu zlecenia jest możliwa tylko po ustaleniu z drugą stroną.

Przed zawarciem umowy warto też pomyśleć o tym, czy dni wolne mają być płatne, czy nie. W praktyce spotykam oba rozwiązania.

Jeśli zapisy w Twojej umowie B2B są niejasne, albo chcesz dodać zasady korzystania z dni wolnych - skontaktuj się ze mną, chętnie pomogę zrozumieć umowę lub dodać odpowiednie klauzule.

Ze zwolnienia lekarskiego - tak; z zasiłku chorobowego - to zależy.

Aby otrzymać zasiłek chorobowy na JDG, musisz spełnić kilka warunków:

• opłacać dobrowolną składkę chorobową przez co najmniej 90 dni przed wystąpieniem niezdolności do pracy,

• złożyć odpowiednie dokumenty do ZUS,

• nie zalegać z opłacaniem składek.

Jeśli nie opłacasz składki chorobowej, to:

• nadal możesz korzystać ze zwolnienia lekarskiego w przypadku niezdolności do pracy (np. złamana ręka),

• nie możesz obniżyć podstawy składek ZUS na ubezpieczenia społeczne za czas choroby (ten przywilej jest tylko dla tych, którzy opłacali składkę chorobową i mają prawo do zasiłku chorobowego).

Jeśli prowadzisz lub planujesz założyć działalność gospodarczą, pomyśl o tym jakie masz opcje zabezpieczenia na wypadek niezdolności do pracy. Oto kilka z nich:

• składka chorobowa w ZUS,

• ubezpieczenie NNW lub inne na wypadek diagnozy choroby,

• własna poduszka finansowa.

Nie wiesz co wybrać? Nie rozumiesz zawiłych przepisów o składkach w ZUS? Przygotuję dla Ciebie kompleksową informację, która ułatwi podjęcie świadomej decyzji.

Tak, możesz jednocześnie pracować na etacie i świadczyć usługi na B2B. Nie ma żadnego prawnego ograniczenia w tym zakresie. Pamiętaj jednak o tych kwestiach:

• upewnij się, że nie naruszasz zakazu konkurencji z umowy o pracę oraz umowy B2B,

• nie musisz opłacać dodatkowych składek w ZUS (chyba, że podstawa składek opłacanych z umowy o prace jest niższa niż pensja minimalna),

• masz obowiązek opłacania składki zdrowotnej od działalności gospodarczej (bez względu na opłacanie jej w ramach etatu),

• sprawdź, czy i w jakiej formie powinieneś poinformować swojego pracodawcę o rozpoczęciu działalności gospodarczej.

Jeśli działalność gospodarcza będzie polegać na świadczeniu usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy - sprawdź też informację tutaj

Nie ma przeszkód, by zmienić formę umowy i dopasować ją lepiej do zmieniających się warunków i oczekiwań. Jednak warto zrobić to ze świadomością, że ma to konsekwencje w zakresie składek ZUS i podatków.

Pamiętaj, że w takiej sytuacji:

• tracisz możliwość korzystania z ulgi na start,

• nie możesz korzystać z preferencyjnych składek ZUS (od razu płacisz tzw. duży ZUS),

• masz ograniczony wybór formy opodatkowania - w roku podatkowym, w którym nastąpiła zmiana - rozliczysz się tylko na zasadach ogólnych (progi 12% i 32%); w kolejnym roku możesz wybrać zasady ogólne albo podatek liniowy; dopiero po dwóch latach możliwe jest skorzystanie z zasad ogólnych, podatku liniowego, albo ryczałtu,

• Twoja umowa B2B może zostać uznana za próbę uniknięcia składek i podatków i być kwestionowana przez ZUS lub PIP - jeśli zakres obowiązków jest taki sam, jak przy umowie o pracę, występuje podporządkowanie, stałe godziny i wyznaczone miejsce pracy).

Zanim zdecydujesz się na zmianę umowy o pracę na B2B, sprawdź dokładnie, czy na pewno będzie to tak korzystne, jak się spodziewasz. Planujesz takie zmiany? Pomogę Ci zarejestrować firmę i wyjaśnię wszystkie zawiłości.

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest wypełnienie wniosku CEIDG-1. Proces ten odbywa się najczęściej online i jest bezpłatny. Podczas składania wniosku konieczne jest podjęcie kilku kluczowych decyzji, które zdeterminują sposób rozliczania się firmy. Należą do nich data rozpoczęcia działalności, wybór formy opodatkowania (np. ryczałt, podatek liniowy) oraz zdefiniowanie podstawowych kodów PKD.Właściwy wybór na tym etapie jest fundamentalny dla przyszłej optymalizacji podatkowej. Po złożeniu wniosku, dane programisty zostaną automatycznie przekazane do ZUS, GUS i Urzędu Skarbowego, upraszczając procedury administracyjne.

Przed wypełnieniem wniosku CEIDG-1 należy obowiązkowo przemyśleć i przygotować następujące elementy:

• forma opodatkowania: decyzja pomiędzy skalą podatkową, podatkiem liniowym, a ryczałtem ewidencjonowanym. Ma to bezpośredni wpływ na to, jak wysokie będą podatki dla programisty,

• kody PKD: należy wybrać kody odpowiadające faktycznie świadczonym usługom (np. 62.01.B dla programowania),

• Rejestracja VAT: decyzja, czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (do limitu 200 000 zł) czy rejestrujesz się od razu jako czynny płatnik VAT,

• rachunek bankowy: jeśli nie masz jeszcze konta firmowego, po jego otwarciu należy zaktualizować dane w CEIDG w ciągu 7 dni.

Nie zawsze. Choć prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej IT jest standardem w branży, w przypadku dochodów pozyskiwanych wyłącznie ze sprzedaży aplikacji w sklepach internetowych, przychód ten może być potraktowany jako przychód z praw majątkowych (licencje). Taki sposób rozliczenia nie wiąże się z koniecznością rejestracji działalności gospodarczej. Jest to jednak wyjątek od reguły, który wymaga dogłębnej analizy źródła przychodu.

Wypełnienie wniosku CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do Urzędu Skarbowego i wstępnym zgłoszeniem do ZUS.

Formalne zgłoszenie do ZUS jako płatnik składek następuje poprzez formularze ZUS ZZA (tylko składka zdrowotna, np. dla Ulgi na Start, kod ubezpieczenia 05.40.00) lub ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, np. dla Preferencyjnego ZUS, kod 05.70.00).

Wybór kodu ubezpieczenia jest kluczowy dla skorzystania z ulg.

Termin na złożenie tych formularzy wynosi 7 dni od daty rozpoczęcia działalności, a w praktyce jest to realizowane poprzez wybór odpowiedniego pola w CEIDG.

Sama rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej IT w systemie CEIDG jest całkowicie bezpłatna.

Programista musi jednak pamiętać o konieczności terminowego opłacania składek ZUS (zdrowotnych i społecznych) oraz zaliczek na podatek dochodowy, które zależą od wybranej formy opodatkowania.

Po rejestracji JDG, jeśli założysz nowy rachunek firmowy, musi zaktualizować tę informację w CEIDG w ciągu 7 dni. Ponadto, jeśli planowane jest rozliczanie się z VAT, należy dokonać rejestracji VAT przed pierwszą transakcją objętą podatkiem.

Podatek liniowy jest często najbardziej korzystny dla programistów:

• osiągających wysokie roczne dochody (powyżej 120 000 zł, czyli próg wejścia na 32% skalę podatkową),

• generujących wysokie koszty uzyskania przychodu,

• chcących skorzystać z preferencyjnej ulgi IP Box.
  

Główną zaletą ryczałtu dla programistów są znacznie niższe stawki podatkowe od przychodu (głównie 12% lub potencjalnie 8,5%) w porównaniu do 19% stawki liniowej.

To sprawia, że jest on korzystny dla osób o niskich kosztach uzyskania przychodu.

Kluczową wadą ryczałtu jest jednak brak możliwości odliczania kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, takich jak zakup sprzętu, licencji czy koszty biura.

Ponadto, ryczałt wyklucza możliwość skorzystania z ulgi IP Box.

Tak, podatek liniowy pozwala na pełne odliczanie kosztów uzyskania przychodu, co stanowi jego znaczącą przewagę nad ryczałtem dla programistów.

Możesz w ten sposób obniżyć swój dochód podlegający opodatkowaniu o wydatki związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej IT, takie jak: zakup specjalistycznego sprzętu komputerowego, licencje, usługi księgowe, czy koszty związane z biurem.

Możliwość odliczeń jest szczególnie cenna dla osób inwestujących w drogie narzędzia pracy.

Wybór podatku liniowego lub ryczałtu dla programistów jest wykluczony dla osób, które zakładają JDG i planują świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy, jeśli te usługi są tożsame z czynnościami wykonywanymi w ramach umowy B2B (lub innej umowy cywilnoprawnej) w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym.

Jest to tzw. "pułapka przechodzącego z etatu na B2B". Osoby te są zmuszone do rozliczania się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) przez pierwszy rok prowadzenia działalności.

Nie, nie można zmieniać formy opodatkowania w trakcie trwania roku podatkowego.

Wybór formy opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) jest dokonywany raz na rok. Zgłoszenia zmiany należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym.

Jeśli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu, termin ten upływa z końcem roku podatkowego.

Programiści prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą IT powinni dokładnie przeanalizować te kwestie przed podjęciem decyzji.

Główna stawka ryczałtu dla programistów wykonujących czynności programistyczne wynosi 12%.

Ta stawka obejmuje szeroki zakres usług związanych bezpośrednio z tworzeniem oprogramowania, projektowaniem systemów informatycznych, a także doradztwem w zakresie oprogramowania.

Usługi te są klasyfikowane w PKWiU ex 62.01.1 (tworzenie oprogramowania komputerowego) oraz PKWiU ex 62.02 (doradztwo w zakresie oprogramowania komputerowego).

Wybór ryczałtu jest opłacalny, jeśli programista nie ma wysokich kosztów, które mógłby odliczyć na podatku liniowym.

Generalnie, jako programista świadczący usługi związane z tworzeniem kodu, projektowaniem, czy doradztwem, nie możesz skorzystać ze stawki 8,5%, ponieważ te usługi są przypisane do wyższej stawki 12%.

Skorzystanie z 8,5% jest możliwe tylko, jeśli jako programista wykonujesz czynności, które w świetle klasyfikacji PKWiU nie są uznawane za usługi związane z oprogramowaniem, lecz za pomocnicze, niewymagające wkładu twórczego. Takie sytuacje są jednak rzadkie i wymagają ścisłego dowodu na faktyczny charakter świadczonych usług.

Tak, programista lub inny specjalista IT może rozliczać przychody z różnych typów usług różnymi stawkami ryczałtu, na przykład 12% dla programowania i 8,5% dla usług pomocniczych.

Warunkiem koniecznym jest prowadzenie ewidencji przychodów w sposób umożliwiający jednoznaczne wyodrębnienie przychodów podlegających każdej ze stawek.

Ta transparentność jest kluczowa w przypadku kontroli, aby udowodnić, które przychody zostały słusznie opodatkowane niższą stawką.

Dla programistów rozliczających się ryczałtem, składka zdrowotna jest zryczałtowana i zależy od trzech progów rocznego przychodu.

Wysokość progów jest corocznie waloryzowana. Przykładowo, w 2025 roku progi te wynosiły odpowiednio: do 60 000 zł, od 60 000 zł do 300 000 zł oraz powyżej 300 000 zł.

Przekroczenie danego progu skutkuje automatycznym przejściem na wyższą, stałą stawkę miesięcznej składki zdrowotnej.

Składka zdrowotna dla programistów na podatku liniowym wynosi 4,9% osiągniętego dochodu.

Jest to znacząca różnica w porównaniu do ryczałtu, gdzie składka jest obliczana od przychodu.

Programista ma możliwość częściowego odliczenia zapłaconej składki zdrowotnej (do obowiązującego limitu rocznego) od dochodu lub zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodu, co dodatkowo obniża ostateczne podatki dla programistów.

Tak. Ulga na Start zwalnia programistę wyłącznie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe).

Składka zdrowotna jest natomiast obowiązkowa i musi być opłacana od pierwszego dnia prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej IT.

Oznacza to, że nawet nowi przedsiębiorcy muszą ponosić minimalny miesięczny koszt związany z ubezpieczeniem zdrowotnym.

Preferencyjna 5% stawka podatkowa, znana jako ulga IP Box, jest dostępna wyłącznie dla programistów rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub na podatku liniowym.

Wybór ryczałtu dla programistów automatycznie wyklucza możliwość skorzystania z ulgi IP Box. Jest to główny czynnik, dla którego wielu wysoko dochodowych programistów decyduje się na podatek liniowy, mimo jego wyższej stawki bazowej.

Dla programisty KIP to autorskie prawo do programu komputerowego, które zostało wytworzone, rozwinięte lub ulepszone w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej (B+R).

Aby móc skorzystać z ulgi, programista musi nie tylko posiadać to prawo (co jest standardem w umowie B2B), ale też aktywnie prowadzić prace twórcze i innowacyjne, a następnie osiągać z tego KIP dochody. Samo "posiadanie prawa" bez wkładu twórczego jest niewystarczające.

Wymogi ewidencyjne są krytyczne dla skorzystania z IP Box i stanowią często największe wyzwanie dla programistów. Należy prowadzić odrębną ewidencję rachunkową, która umożliwia:

• identyfikację każdego kwalifikowanego IP,

• wyodrębnienie przychodów i kosztów (oraz dochodu) przypadających na to KIP,

• ewidencję czasu pracy poświęconego na działalność B+R (wytworzenie/rozwój KIP),

• wyodrębnienie kosztów we wskaźniku Nexus.

Prawidłowe prowadzenie tej ewidencji jest niezbędne, aby udowodnić związek między wydatkami B+R a dochodem objętym ulgą, co minimalizuje ryzyko w przypadku kontroli skarbowej.

Wskaźnik Nexus to proporcja, która określa, jaka część dochodu programisty z kwalifikowanego prawa IP może być opodatkowana stawką 5%.

Wskaźnik ten zapobiega objęciu ulgą dochodów generowanych z IP, które programista głównie nabył lub rozwijał za pośrednictwem podmiotów powiązanych.

W praktyce, im więcej własnych kosztów poniesiono na wytworzenie KIP (koszty B+R), tym wyższy jest wskaźnik Nexus i tym większa część dochodu może skorzystać z preferencji.

Programista prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą IT może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli jego roczna sprzedaż nie przekroczy limitu 200 000 zł.

Po przekroczeniu tego progu programista ma obowiązek zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Rejestracja dobrowolna jako czynny płatnik VAT może być opłacalna, nawet przy niskich przychodach, jeśli programista ponosi wysokie koszty inwestycyjne.

Rejestracja ta umożliwia odliczanie VAT-u naliczonego od zakupów firmowych, takich jak drogi sprzęt komputerowy, licencje, czy usługi zagraniczne.

Decyzja ta zależy od struktury kosztów, rodzaju klientów (B2B czy B2C) oraz częstotliwości zakupów od firm zagranicznych.

W ramach umowy B2B na usługi IT, wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych może być wliczone w całość uzgodnionej kwoty za usługę, jednak umowa musi wyraźnie wskazywać, że to wynagrodzenie obejmuje również przeniesienie tych praw.

Kluczowa jest precyzja zapisu, a nie fizyczne rozdzielenie kwot. Jasne uregulowanie tej kwestii zapobiega sporom co do tego, czy prawa faktycznie przeszły na klienta, czy też pozostały przy twórcy.

Pola eksploatacji określają, w jaki sposób i w jakim zakresie klient może korzystać z kodu lub oprogramowania stworzonego przez programistę.

W umowie B2B pola te muszą być wymienione w sposób wyczerpujący. Typowe dla branży IT pola eksploatacji to:

• utrwalanie i zwielokrotnianie utworu (np. zapis cyfrowy, instalacja na serwerach),

• wprowadzanie do obrotu, użyczenie i najem,

• wykorzystanie w Internecie i na urządzeniach mobilnych.

Brak precyzyjnego określenia pól eksploatacji może uniemożliwić klientowi korzystanie z dzieła w planowany sposób.

Nie. Autorskie prawa osobiste, które obejmują między innymi prawo do autorstwa i nienaruszalności formy utworu, są niezbywalne i zawsze pozostają przy twórcy, czyli programiście.

W umowie B2B programista może jedynie zobowiązać się do niewykonywania tych praw (np. do niepodawania swojego autorstwa publicznie), ale same prawa osobiste nie mogą być przeniesione.

Licencja to udzielenie klientowi ograniczonego prawa do korzystania z utworu w określonym zakresie, przy czym majątkowe prawa autorskie pozostają przy programiście. Licencja jest często stosowana w umowie B2B gdy:

• programista planuje wykorzystywać ten sam kod lub jego elementy w ramach własnej działalności lub dla innych klientów,

• klient nie potrzebuje pełni praw autorskich, a jedynie ograniczonego, czasowego lub terytorialnego prawa do użytkowania.

Zgodnie z polskim prawem autorskim, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Oznacza to, że jeśli strony uzgodnią przeniesienie praw jedynie ustnie lub w wiadomości e-mail, prawa te formalnie nie przejdą na klienta, a on nie nabędzie praw do legalnego wykorzystania kodu.

To rodzi poważne ryzyko prawne dla klienta i może prowadzić do konieczności ponownego zawierania umowy.

Najważniejszym mechanizmem zabezpieczającym programistę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą IT jest negocjowanie klauzuli ograniczającej maksymalną odpowiedzialność finansową (limit odpowiedzialności).

Zapis ten powinien ustalać górny pułap, do jakiego programista ponosi odpowiedzialność za szkody, np. ograniczając ją do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia, aby uniknąć ryzyka poniesienia ogromnych strat w przypadku nieprzewidzianych błędów lub awarii.

Klauzula "best efforts" (klauzula dołożenia wszelkich starań) jest fundamentalnym zapisem obronnym w umowie B2B dla programisty.

Jej celem jest ograniczenie ryzyka odpowiedzialności za rezultat, który w branży IT nigdy nie może być w 100% gwarantowany (kod jest złożony, mogą wystąpić błędy).

Klauzula ta stanowi, że programista zobowiązuje się dołożyć najwyższej staranności przy realizacji projektu, ale jednocześnie nie gwarantuje całkowitej bezbłędności kodu.

W ten sposób programista zwalnia się z rygorystycznej, bezwarunkowej odpowiedzialności za rezultat doskonały.

Choć kary umowne są stałym elementem umów B2B w Polsce, powinny one być powiązane jedynie z istotnymi naruszeniami warunków umowy B2B, takimi jak rażące opóźnienia w dostarczeniu kluczowych modułów lub niezgodność z podstawowymi specyfikacjami funkcjonalnymi.

Programista powinien aktywnie negocjować zapisy, aby uniknąć postanowień, które przewidują "wysokie kary za drobne błędy" lub za usterki natury estetycznej.

Programista musi upewnić się, że umowa B2B jasno określa jego rolę w kontekście przetwarzania danych osobowych.

Jeśli programista jest jedynie podmiotem przetwarzającym dane (procesorem), umowa nie powinna przerzucać na niego pełnej odpowiedzialności za RODO, która spoczywa na administratorze danych (kliencie).

Kluczowe jest zawarcie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) i precyzyjne określenie, jakie dane i na jak długo są objęte poufnością.

Tak, negocjacje klauzul dotyczących wypowiedzenia są bardzo istotne w każdej umowie B2B. Programista powinien dążyć do ustalenia dogodnych terminów i warunków wypowiedzenia.

Dłuższy okres pozwala na bezpieczniejsze znalezienie nowego projektu. Warto również negocjować klauzule gwarantujące odszkodowanie w sytuacji, gdy klient zerwie umowę nagle, bez uzasadnionego powodu leżącego po stronie programisty.